Für uns alle bedeutet Urlaub Erholung, Ruhe und Entspannung. Für Ihre Kunden bedeutet das jedoch: Sie sind per Telefon nicht erreichbar. Damit diese sich während Ihres Urlaubs trotzdem gut aufgehoben fühlen, hier ein paar Tipps zur Erreichbarkeit.
- Informieren Sie die Kunden
Besonders, wenn Sie längere Zeit abwesend sind und aktuell wichtige Projekte betreuen, ist es immens wichtig, die Kunden rechtzeitig vom Urlaub in Kenntnis zu setzen. Geben Sie die Ansprechpartner für das Projekt weiter und erklären Sie, dass dieses vorübergehend von jemand anderem betreut wird. - Informieren Sie Ihre Kollegen
Eine Umleitung des Telefons auf einen Kollegen ist effektiv und kundenfreundlich. Dabei ist es elementar, den entsprechenden Kollegen im Vorfeld zu informieren und in die Projekte einzuführen. Sollte Sie niemand vertreten können, empfiehlt sich die Zentrale. Diese kann zumindest über Ihre Urlaubsdauer Auskunft geben. - Handy-Mailbox aktuell halten
Bei einem Kurzurlaub kann es sinnvoll sein, die Kunden mit einer Abwesenheitsnotiz zu informieren. Profieinstellungen von Mailboxen ermöglichen es, temporäre Abwesenheitsansagen zu erstellen, während derer die Hauptansage deaktiviert ist. Erst beim Löschen der Abwesenheitsansage wird sie wieder aktiv. Die Mailbox kann sich auch bei eingeschaltetem Gerät direkt oder nach einer festgelegten Wartezeit melden. Wichtig hierbei: Der Text sollte stets aktuell sein. - Mailbox positiv besprechen
Die Ansage der Mailbox hinterlässt einen ersten Eindruck beim Kunden. Besprechen Sie sie deshalb mit positiv klingender Stimme. Nennen Sie den Zeitpunkt Ihrer Rückkehr sowie ggf. einen alternativen Ansprechpartner, der in dringenden Fällen angerufen werden kann. Mein Tipp: Lächeln Sie beim Sprechen und verwenden Sie motivierende, positive Worte!